段取り八分 急がば回れ

仕事していたら、効率的に仕事を進めたいですよね。

世の中でよく言われている言葉で
段取り八分という言葉がありますが
ご存じでしょうか？

今回は、

この「段取り八分」について書いていきます。

段取り八分、仕事二分

八分というのは８０％（八割）のことです。

段取りは、仕事するための計画や準備のことです。

残りの二分は仕事だそうです。

ここでいう仕事は、具体的に実行するです。

例えば、営業マンが何かの契約を取りに
お客さんを訪問するときに
仮に、契約をとるのに全体として

１０時間かかる場合は、
８時間は段取りしなさいよという教えです。

ちょっと極端な説明になってしまいました。

そのくらい、お客さんを訪問する前に
どうやって進めるかとか
これを持っていたらいいんじゃないかとか
検討して、準備しなさいという教えだと

私は理解しています。

段取りしたほうがうまくいく

話は変わりまして、
私は電気機器を開発しているのですが
何かの実験するにしても、
設計するにしても
準備があったほうが
結果的にうまくいっているパターンが多いです。

ここ数時間といった短い時間だけ考えると
準備がないほうが早く実行できるので
そうしたくなるのですが

準備や調査をせずに、
実行すると、大体予想とは大きく違った結果が出て
再度検討することになる場合が多いです。

段取りしなくてもいい場合

段取りしなくてもいい場合があります。

とてもとても簡単な作業で
取り掛かりから作業終了までが
５分くらいで終わるようなものなら
段取りなんてなくてもいいのです。

段取りすること自体が時間の無駄だったりします。

段取りする意味

私の経験上、
段取りしてから実行すると
もし、これでうまくいかなかった場合に
あとから振り返りがしやすいです。

振り返りがしやすいということは
失敗した原因も分析しやすいです。

全く段取りせずに行き当たりばったりで

進める場合よりも
有効な対策・方法を考えやすくなります。

なので、結果的に次に成功する可能性が高いです。

難解な内容ほど
段取りをしていたほうが
ゴールに近づいて行っている感じがします。

行き当たりばったりで
思い付きで行動すると
そもそも、どのくらい何かをしたか見えづらいです。

それに、失敗したときに
何が問題だったかを分析しずらいです。

分析しずらくて、原因の分析ができなかったら
問題発生した原因がわからないので
全く同じ問題に直面して
もう一度、作業と分析を繰り返す可能性があります。

これは、時間がもったいないです。

段取り方法

具体的に段取りの方法ですが
目的・実行したいことをはっきりさせます。

これがわかれば、
目的を達成するために逆算していきます。

どうやったら実行できるかを考えます。

例えば、営業マンが新規契約をとる場合だったら
契約をとるために何か売り込みできるものを

考えます。

ここで、お客さんが何を望んでいるかを

調査・分析します。

社内にその会社・業界に詳しい人がいたら
聞いてみるのもいいでしょう。

何を望んでいるかが分かったら
それをPRできるように準備します。

資料の準備もそうですし
営業トークの内容も検討します。

ここで、お客さんが望んでいることが
分かっていると思うので
ここから営業トークを組み立てて行きます。

望んでいることがピンポイントで

わかっている場合は、

ピンポイントな説明だけでよいと思います。
お客さんも気になったら聞いてくると思うので。

もちろん、訪問前に
お客さんが気になりそうな部分があったら
先に調べておくほうがいいです。

そういう営業の方がいらっしゃったら
私は、信頼できそうかなって思い、

何かあったときにまた相談しようかなって思います。

何を売り込めばいいかはっきりしない場合は、
興味がありそうなものをいくつか用意して

持っていくのが良いと思います。

売り込みたい商品をいくつか用意して紹介しつつ
お客さんの情報を聞き出せればと思います。

ほぼ何も考えずに
淡々とパンフレットを読んでくださる人が
いらっしゃる時があるのですが、とても困ります。

今、何の話聞いてるんだろうという気になってきて
足早に打ち合わせを終わらせることになります。 

そして、次回からの訪問をやんわりと断ります。

まとめ

作業全体に試行錯誤が必要だったり
結果が不明瞭なことが分かっている場合に
段取りが特に有効です。

この場合に段取りせずに始めると、
どのくらい進んだか、
何が問題だったかがわからなくなる時があります。

この状態に入ると、
作業全体が長引く傾向にあります。

そして最悪なのが
そのあいまいな結果を引きずって
その延長線上で作業を進めていって
結果が出たときに
結果が怪しいんじゃないかといった
不安に駆られたりすると、

目的達成までに予想外に

時間がかかるときがあります。

なので、難解なことを実行する場合は特に
段取りはしたほうがいいです。

そのほうが早く進められます。

急がば回れです。

以上、段取りについてでした。