打ち合わせの進め方

会社で仕事していると
どうしても打ち合わせしないといけないことって

ありますよね。

あまりにもあいまいな状態で打ち合わせを始めると
泥沼におちいって、どれだけ時間をかけても
打ち合わせが終わらないことがあります。

打ち合わせを早く終えるための手段を

書いていきます。

打ち合わせの目的をはっきりさせる

まずは、打ち合わせ前に
打ち合わせの目的をはっきりさせます。

ここがあいまいだと打ち合わせが
確実に長引きます。

なぜなら、始めに打ち合わせの目的の確認から
入るからです。

もちろん、ここが定まっていない場合は
打ち合わせで話したいことも、あいまいだと思うので
何を話すかまとめてから臨みましょう。

打ち合わせのパターン

打ち合わせには2つのパターンがあると思います。

１．自分で主催して開く打ち合わせ

２．誰かに呼ばれる打ち合わせ

今回は、１．の自分で主催して開く打ち合わせの
進め方について書きます。

打ち合わせの進め方

打ち合わせ依頼するところから始まります。

①打ち合わせの開催を参加してほしい人に連絡

連絡の際に、打ち合わせで話したい内容を
概要だけでも説明します。

これがない場合は
そもそも呼ばれる側の人はなぜ呼ばれるかが
理解出来ないのでとても困ります。

こういう打ち合わせに呼ばれると
意味のない時間を過ごすことになることがあります。

皆さん忙しいので
1分でも早く打ち合わせが終わると良いです。

②話したい内容をまとめます

これは、打ち合わせまでに行います。

特に打ち合わせの目的と
報告したい内容、調べた内容などを

まとめておきます。

できれば、わかりやすくまとまっていると
ここの報告がスムーズに進みます。
結果的に打ち合わせがスムーズに進みます。

③打ち合わせを行います

打ち合わせの始めに、打ち合わせの目的を伝えます。

なぜなら、参加者が打ち合わせの目的を

忘れている場合があるためです。

その後、②でまとめた
報告したい内容、調べた内容などを簡潔に伝えます。

次に、自分の意見を伝えます。
こうしたいとか、アクションについてです。

④最後に、参加者から意見を集めます

意見は、具体的にどういうことを
意見としてほしいかを参加者に伝えて
具体的にするほうが意見が出やすいです。

内容によっては、ほかの参加者に経験がないとか、
即答できないといったこともあると思いますが
ここで出る意見は、貴重な意見なので
一度意見を聞きましょう。

⑤参加者の意見をまとめます

全員の意見を聞き終えた後に行います。

⑥結論を出せる場合は、結論を出します

この打ち合わせの場で結論が出ない場合は、

再度打ち合わせを行うか
意見を検討してから結論を出すとよいです。

※②の情報をまとめる方法について

私は、打ち合わせ前に話したい内容をテキストなどで
まとめてから話すようにしています。

私は、そのほうが話したいことを
過不足なく伝えられると思っているので
そうしています。

どうしても記憶に頼って、
何も準備せずに打ち合わせすると
行き当たりばったりで、打ち合わせが進むことがあり
なかなか終わらないということが多々あります。

打ち合わせの意味

そもそも、なぜ打ち合わせをするのでしょうか？

理由は、1人で考えると、どうしても考え方や
行動がある程度限られてきます。

この状態で結論を出すと、
どうしても自分の考え方の枠を

超えることができません。

そこで、この時に、

他人の意見をもらうことで
思ってもいないところから

答えが見つかる場合があります。

なので、打ち合わせは大事だと思っています。

まとめ

仕事で、打ち合わせ以外にも
いろいろなことをしないといけないと思います。

しかし、打ち合わせは、他人の時間も奪うので
極力短い時間で終えるのが良いです。

自分のためにも、ほかの人のためにも
打ち合わせには準備して臨みましょう！