ホウレンソウの意味

皆さん、ホウレンソウはご存じですか？

ここで言うホウレンソウは
野菜ではありません。

報告・連絡・相談の
頭文字をとって
ホウレンソウです。

報告、連絡、相談のタイミングって難しいですよね。

でも、タイミングを逃すと
あとあと大きなトラブルになることがあります。
お客さんに対するホウレンソウもありますし
上司・社内の人に対するホウレンソウもありますよね。

今回は、上司・社内の人に対する
ホウレンソウについて書いてゆきます。

報告

報告の言葉の意味

辞書によると
「告げ知らせること。特に、ある任務を与えられたものが
その経過や結果などを述べること。また、その内容。」
https://dictionary.goo.ne.jp/word/%E5%A0%B1%E5%91%8A/

とのことで、
過去の活動の結果、
現在までの結果を伝えることです。

具体的には仕事を進めている途中に
ここまで進みましたよという進み具合の連絡だったり、
出張を命じられて出張後にその結果を伝えることです。

・出張の場合は、
　出張から戻り次第、
　A4一枚に収まるくらいの量で
　箇条書きで簡単に報告してあげると
　上司は安心します。

・上司から仕事をお願いされた場合
　平社員で仕事をしていたら、上司から
　何かしらの仕事をお願いされることでしょう。

報告タイミング

お願いしたほうの上司は、

仕事をお願いしてから1～2週間ほどしたら
お願いした仕事はどうなったかなと

気になることでしょう。

なので、1週間終わったくらいで
一度、状況を報告してあげるといいでしょう。

もし報告する内容がない場合

1週間後に全く進んでいない場合は、
ほかの仕事が忙しいとか
そういった理由も付けて、報告してあげると
上司のほうで調整してくれます。

仕事を始める前に確認事項

仕事に取り掛かる前に
仕事をお願いされたタイミングで
先に上司に期限を聞きましょう。

そして、どのくらいの精度（調べる量、問い合わせ先）も
確認しておきましょう。

精度が上司と、仕事を受け取った側で
異なっている場合は、
結果が大きく異なってきますし、
当然作業にかかる時間も大きく変わってくるので
この点も合わせて確認しておきましょう。

しかし、上司が具体的に指示してくれない場合は、
簡単に調べて2，3日後に一度結果を報告すると、
上司からのコメントをもらえると思うので
その上で、今後の行動を決めるという手もあります。

連絡

連絡の言葉の意味

連絡の意味はいくつかあるのですが
ここでは
「気持ちや考えなどを知らせること。情報などを

互いに知らせること。また、その通知。」
のことです。
https://dictionary.goo.ne.jp/word/%E9%80%A3%E7%B5%A1/

具体的には、
今から行うことについてだったり、
今わかったことを伝えることで

例えば
・これから出張に行きますという連絡
・同じプロジェクトをしている人たちに仕事を

進めている中でわかったこと・懸念事項などを

伝えることです。

事例1:これから出張に行きますという連絡の場合

仕事を進めている中で、突発的に
出張に行かないといけない状況というのがあるでしょう。
でも出張に行くにしてもお金がかかります。
そして、出張中に別のお仕事の作業はできません。
そこで、上司や会社に出張に行ってきますという連絡をします。

あとは、上司や会社のほうで
急ぎの仕事があれば、急ぎの仕事を遅らせてくれるか
出張に行く時期をずらすといった調整してくれるでしょう。

会社のほうは、出張に行くために
例えば新幹線で行って、1泊するようであれば
それだけ分のお金が必要になるので
その準備も必要なので、ここも連絡する必要があります。

事例2:同じプロジェクトをしている人たちに仕事を進めている中でわかったこと・懸念事項などを伝えること

仕事を進めていく際に、複数人で協力して仕事を

行うことがほとんどだと思うのですが、
仕事を進めている中で、仕事の進み具合に

影響が在りそうな事項について連絡することです。
これによって、プロジェクトを担当している他の人が
手伝ってくれて、問題が解決する場合や、
問題解決のためのアドバイスをくれることがあります。

仕事は、会社組織であれば、
基本的にチームで行うものなので
協力しあって進めるほうが仕事の効率は良いです。

懸念事項を伝える場合の注意点

1点注意点があります。

懸念事項を伝える場合は、
懸念事項の元となる情報が、勘違いなどで
意味が異なっている場合があるので
この情報を連絡する前に
再度状況と、情報を確認しましょう。

私もあせって連絡して
よく確認したら思い違いだったということが
ありましたので、ここは注意しましょう。

相談

相談の言葉の意味

意味は、問題解決のために話し合ったり、

他人の意見を聞いたりすること。

またその話し合いのことです。

https://kotobank.jp/word/%E7%9B%B8%E8%AB%87-552868

具体的には、
仕事を進めている中で、
どうしても勧められない事項があって
進め方がわからない、
進められないというときに上司に相談します。

他にも、信頼できる人がいれば
信頼できる人に相談するのもよいでしょう。

相談事例：仕事の進め方がわからない場合

やったことのない仕事の場合は、特にそうでしょう。

仕事を始める前の段階から、即相談から

始まるかもしれません。

相談されたほうは、何に困っていて

そもそも、今話している内容はホウレンソウの

報告、連絡、相談のどれかわからないときがあります。

話の最初に「相談なんですが」、と一言あると

わかりやすいです。

あと、相談する内容は、具体的なほうが相談相手も

答えやすいです。

例えば、仕事の進め方だったら

営業マンの場合は、

新規のお客さんへのアプローチ方法がわからない

といった内容です。

相談相手について　注意点

相談する人を間違えると、泥沼にはまることがあります

私の経験ですが
もともと、進められないと思っているときに
間違った人に相談すると、
予想と大きく異なった意見が出てきて、
作業全体が大きくなりすぎたり
現実的に不可能な提案が出てくることがあります。

入社直後の段階では
誰に相談すれば最適なのかは
わかりにくいですが

仕事を続けていくうちに、
それぞれの人が得意そうなことが見えてくる

タイミングがあります。

相談　簡単にできる方法

どんなことを相談しても　
解決方法を持っていそうな人を
紹介してくれる人がいたら
その人に頼りましょう。

イメージでいうと
困ったときの辞書みたいな人です。

その人が答えの方向に導いてくれる場合もあります。

解決策が社内になさそうな問題の場合

2～3人集めて、話し合いで意見を出し合ってもらって
方向性を決めるという方法もあります。

社内に答えがない
自分自身にも答えが全くない
場合に有効な手段です。

まとめ

ホウレンソウは、タイミングと報告、連絡、相談の

内容をまとめるのが難しいですが

繰り返し行い、フィードバックをもらうと

何が必要で何が必要でないかわかってきます。

適切にホウレンソウを行えると

あの人に仕事を任せておけば安心ということに

つながるので

上司から の評価も上がり

仕事が進めやすくなります。